Abrechnungen
Die Abrechnungen dienen dazu, die Monate mitsamt allen Eingaben (Zeiterfassungen, Abwesenheiten, Arbeitspensum, Nachtzuschlag, Auszahlungen, erster Übertrag) abzuschliessen, sodass diese Daten eingefroren werden und nicht mehr verändert werden können. Die Abrechnungen werden anfangs Monat jeweils automatisch durch unser System generiert. Für jede Nutzer-Betrieb Kombination (Nutzer mit mind. einer Erfassung in diesem Betrieb im entsprechenden Monat) wird eine Abrechnung generiert, die jeweils bilateral, d.h. zuerst durch den Betriebsleiter und danach durch den Nutzer selbst akzeptiert werden muss. Nachdem der Betriebsleiter eine Abrechnung akzeptiert hat, können die betroffenen Daten nicht mehr verändert werden, ausser wenn der Nutzer diese ablehnt. Dann werden die Daten wieder für Anpassungen entsperrt. Nach 30 Tagen wird jede Abrechnung automatisch durch das System akzeptiert, falls der Nutzer dies nicht schon getan oder die Abrechnung abgelehnt hat.
Das Konzept erleichtert das Management der Daten und hilft einerseits fehlerhafte Daten effizient beheben zu können, andererseits die Transparenz/Kontrolle der eigenen Erfassungen für die Arbeitnehmenden zu verbessern. Denn nachdem die Nutzer die Monatsabrechnungen akzeptiert haben, wissen sie, dass die betroffenen Daten nicht mehr verändert werden können.
Der jeweilige Status, welcher die Zeiterfassungen und Abwesenheiten haben kann, unterstützt den Betriebsleiter beim Akzeptieren der Abrechnungen. Solange nicht jedes Element auf akzeptiert gesetzt ist und es noch offene, unvollständige oder überschnittene Elemente gibt, muss er die Fehler noch bereinigen, d.h. die Elemente anpassen, bevor er die Abrechnung akzeptieren kann.
Über die Nutzer- bzw. Betriebsnavigationslinks können die Abrechnungen des Nutzers bzw. des Betriebes aufgerufen werden. Admins können diese ebenfalls über die Abrechnungs-Übersicht, welche über die obere Navigationsleiste aufrufbar sind, anzeigen lassen. Die Abrechnungsübersicht enthält ein Dropdown, über welches bei der Nutzerabrechnungsansicht der entsprechende Betrieb, bei der Betriebsabrechnungsansicht der entsprechende Nutzer ausgewählt werden kann. Wie auch bei der Übersicht werden die Zusammenfassung, die zusammenfassenden Charts und die Details für die Auswahl angezeigt. Die Admins/Betriebseiter können die Daten durch einen Klick auf den Datensatz anpassen. Sobald alles stimmt, können die Abrechnungen akzeptiert werden. Jede Nutzer-Betrieb Kombination muss über das Dropdown ausgewählt und akzeptiert werden. Das Dropdown enthält zusätzlich die Auswahl Alle. Diese fasst alle Betriebe bzw. Nutzer eines Monats zusammen und ist sinnvoll für das PDF, das über den Button unten auf der Seite generiert werden kann: In der Nutzerabrechnungsansicht werden die Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Auszahlungen für den entsprechenden Monat aller Betriebe, in welchen er gearbeitet hat, zusammengefasst. In der Betriebsabrechnungsansicht werden dieselben Elemente bezüglich allen Nutzern, die diesen Monat in diesem Betrieb gearbeitet haben, zusammengefasst.
Wichtig: Die Betriebsübersicht enthält ein Fenster, das die verschiedenen angeschlossenen mobilen Applikationen mit dem Datum der letzten erfolgreichen Synchronisierung auflistet. Wir empfehlen, als Betriebsleiter vor dem Akzeptieren der Abrechnung kurz das Synchronisierungsdatum jedes registrierten Gerätes zu kontrollieren, um zu verifizieren, dass die Geräte all die erfassten Daten des betroffenen Monats erfolgreich übermittelt haben.