Migration der Arbeitnehmenden

Eines der wichtigsten Kriterien, um von weniger effizienten Zeiterfassungsprozessen auf ein digitales System umzusteigen, besteht in der Möglichkeit, die Arbeitnehmenden auf einfache Art und Weise migrieren zu können. Genau das bieten wir mit unserer Lösung an: Innert nur wenigen Minuten haben Sie ihre Arbeitnehmenden in unser System integriert. 

  1. Fügen Sie jeden Arbeitnehmenden hinzu. Gehen Sie dazu über das Admin Dropdown in der Navigationsleiste oben und wählen Sie Nutzer aus, um zur Nutzerliste zu gelangen. Hier können Sie nun auf den Button Nutzer hinzufügen  klicken, um das entsprechende Formular auszufüllen. Die Email-Adresse muss zwingend stimmen, da das generierte Passwort an diese Adresse geschickt wird. 
  2. Wählen Sie den kreierten Nutzer aus der Nutzerliste aus, um seine persönliche Seite zu sehen. Klicken Sie auf das Stift-Icon edit unter Aktuelle Arbeitszeit , um das Arbeitspensum des Nutzers zu definieren. Wählen Sie den momentanen Monat aus (Migrationsmonat) und geben Sie das Pensum in Prozent und in wöchentlichen Stunden an. Letzeres ist für die Berechnung der Soll-Zeit für die Statistik entscheidend. Da Sie das Arbeitspensum ab dem Migrationsmonat definieren, werden die vorherigen Monate für die Berechnungen und die Statistik ignoriert. Mehr Informationen dazu finden sie im Abschnitt  Zusammenfassende Tabelle - Übersicht.
  3. Gehen Sie zurück auf die Nutzeransicht und fügen Sie alle Abwesenheiten hinzu, die im Migrationsmonat bisher zustande gekommen sind.
  4. Klicken Sie auf Überträge  in der Nutzernavigation. Hier können Sie den ersten Übertrag definieren: Der Ferien-/Feriertagssaldo und die Überzeit, die sich aus dem Arbeitszeitsaldo, den der Arbeitnehmende am Ende des letzten Monats erreicht hatte, und der bisher in dem Migrationsmonat geleisteten Zeit zusammensetzt. Achtung: Das System fügt für jeden Monat, für welchen ein Arbeitspensum gilt, die pro Monat verfügbaren Ferien- und Feiertage automatisch hinzu. Geben Sie daher hier den Ferien-/Feiertagssaldo an, den der Nutzer am Ende des letzten Monats hatte.

Beispiel für den ersten Übertrag: Angenommen es wäre der 9. Mai 2017 und Sie möchten Ihren Arbeitnehmenden Max Muster auf unser System migrieren. Dazu müssen Sie als Erstes den Ferien- und Feiertagssaldo am Ende des letzen Monats berechnen. Nehmen wir dazu an, dass Max Muster seit dem 1. Januar 2017 bei Ihnen arbeitet und im Februar eine Woche Ferien bezogen und bisher an noch keinem Feiertag frei genommen hat. Dann belief sich sein Saldo Ende April auf 4.68 (4 * 2.92 - 7) Ferientagen und 2 (4 * 0.5) Feiertagen. Als Nächstes müssen Sie die Überstunden des ersten Übertrags berechnen. Angenommen Max Muster hatte Ende April einen Saldo von 3 Überstunden und in der ersten Mai Woche 30 Stunden gearbeitet. Dann ergibt das 33 Überstunden für den ersten Übertrag.

Alternative: Falls Sie nicht nur die Abwesenheiten, sondern auch die Arbeitszeiten des Migrationsmonat vollständig haben möchten, können Sie diese vor dem 4. Schritt auch einzeln Tag für Tag hinzufügen. Auf diese Art und Weise können Sie bei der Berechnung der Überstunden auf die bisherige Arbeitszeit im Migrationsmonat verzichten und lediglich den Saldo am Ende des letzten Monats angeben. Im oberen Beispiel wären es mit dieser Variante noch 3 Überstunden.


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