Anpassungen

Admins und Betriebsleiter sind in der Lage, mobil erfasste Arbeitszeiten, Abwesenheiten in ihrem Berechtigungsfeld anzupassen oder selbst welche zu kreieren. Sie können die detaillierten Definitionen im Abschnitt Berechtigungen nachschauen. Admins können zusätzlich noch das Arbeitspensum , Auszahlungen und den ersten Übertrag von Nutzern und den Nachtzuschlag von Betrieben definieren. Die berechtigten Nutzer können über die Navigationsleiste oben zu den Nutzern und Betrieben gelangen. Ein Admin kann über die Nutzerübersicht/Betriebsübersicht neue Nutzer/Betriebe erstellen und auf den Betriebsansichten jeweils einen Nutzer als Betriebsleiter zuweisen. Wie die Manipulationen getätigt werden, wird in den folgenden Abschnitten beschrieben.

Die Manipulationen sind dabei eng an das Abrechnungskonzept gebunden, welches im nächsten Kapitel vorgestellt wird. Für jeden Monat wird automatisch für jede Kombination zwischen Nutzer und Betrieb eine Abrechnung erstellt, die sowohl durch den Betrieb als auch vom Nutzer akzeptiert werden muss. Sobald ein Admin oder ein Betriebsleiter diese akzeptiert hat, können weder die Elemente dieser Zeitspanne angepasst noch neue Elemente in diesem Monat hinzugefügt werden. Das gilt für alle oben genannten Elemente, die durch den Admin manipuliert werden können. Das Abrechnungskonzept kann mit einer physischen Unterschrift des Arbeitnehmenden verglichen werden. Das Konzept reduziert auf effiziente Art und Weise Unstimmigkeiten und bilaterale Schwierigkeiten und stärkt die wahrgenommene Transparenz.

Arbeitszeiten und Abwesenheiten

Bei Admins oder ein berechtigten Betriebsleitern erscheint im Zeitstempel-/Abwesenheitspopup, welches, wie im Abschnitt Übersicht beschrieben, über einen Klick auf das Element geöffnet wird, ein zusätzliches Bearbeitungsfenster. Dieses sieht für Zeitstempel folgendermassen aus:

Über dieses können das Datum und die Uhrzeit der einzelnen Elemente angepasst werden. Auch kann ein falsch erfasster Eintrag annulliert werden. Das Bearbeitungsfenster für Abwesenheiten enthält ein zusätzliches Feld für den Abwesenheitstypen und Halbtags-Definition anstelle der genauen Uhrzeiten:

Die Kreation von neuen Elementen erfolgt über dieselben Formulare: Durch einen Klick auf den Button Zeitstempel hinzufügen und Absenz hinzufügen, die sich jeweils unter den Detailtabellen befinden, erscheint dasselbe Popup. In der Betriebsübersicht kann jeweils noch der Nutzer ausgewählt werden. In der Nutzerübersicht kann der Admin den Betrieb zusätzlich noch auswählen.

Arbeitspensum und Nachtzuschlag

Wie im Abschnitt Übersicht beschrieben, wird das Arbeitspensum bzw. der Nachtzuschlag unter den allgemeinen Nutzer-/Betriebsinformationen abgebildet:

Admins sehen zusätzlich noch diesen den Editier-Stift edit , über welchen die Editieransicht erreicht werden kann. Das Arbeitspensum wird durch ein Startdatum und die wöchentliche Arbeitszeit in Stunden definiert. Zusätzlich muss der Admin für die Anzeige das Pensum in Prozent angeben. Das Resultat einer Definition wird in einer Tabelle nach dem Datum geordnet abgebildet:

Der Status gibt Auskunft darüber, welches Pensum momentan für den entsprechenden Nutzer aktiv ist und für die Statistik verwendet wird. Die Definition mit dem am wenigsten zurückliegenden Datum gilt für den momentanen Monat. Auf diese Art und Weise muss nicht jeder Monat aufwändig angepasst werden. Ein Eintrag reicht aus, falls sich die Arbeitszeiten des Arbeitnehmenden nicht ändern. Für den Saldo, die Statistik und die Dokumente wird für jeden Monat bestimmt, welches Arbeitspensum jenem zugewiesen war, um die Soll-Zeit korrekt zu berechnen. Über das Lösch-Icon delete können einzelne Definitionen gelöscht werden.

Der Nachtzuschlag wird durch die L-GAV Konstanten aa ( 24:00 - 07:00 Uhr ), bb ( 22:00 - 05:00 Uhr ), cc ( 23:00 - 06:00 Uhr ), dd ( 23:30 - 06:30 Uhr ) und einem entsprechenden Prozentsatz definiert.

Wie auch beim Arbeitspensum basiert die Wahl des aktiven Nachtzuschlags auf das am wenigsten zurückliegende Datum. Falls ein Nachtzuschlag für einen Betrieb definiert wird, werden alle Zeitstempel dieses Betriebes, welche das Zeitintervall der gewählten Variante überschneiden, mit einem Nachtzuschlag in Sekunden erweitert. In diesem Beispiel gilt die Variante aa von 24:00 - 07:00 Uhr und ein Prozentsatz von 10%. Der Nachtzuschlag einer Zeitspanne von 22:00 - 02:00 Uhr würde hier folgendermassen berechnet werden.

• 22:00 - 23:59 Uhr: Kein Nachtzuschlag
• 00:00 - 02:00 Uhr: Nachtzuschlag von 10% für 2h = 7200s => Nachtzuschlag von 720 Sekunden

Wichtig: In den Abrechnungen sind diese beiden Definitionen auch miteinbezogen, d.h. bereits akzeptierte Monate können nicht mehr verändert werden: Weder kann eine neue Definition hinzugefügt noch eine vorhandene gelöscht werden.

Auszahlungen

Die jeweiligen Auszahlungsübersichten eines Nutzers können über die Navigationslinks auf seiner Übersicht erreicht werden. Da die Arbeitszeitauszahlungen, abgsehen von der Auszahlungseinheit (Sekunden - Tage), genau gleich aufgebaut sind wie die Ferienauszahlungen, wird hier nur auf Ersteres konkreter eingegangen. Um eine Auszahlung zu erstellen, muss lediglich der Monat, das Jahr und die Auszahlung in Sekunden resp. Tagen angegeben werden:

Diese Auszahlungen werden in den Zusammenfassungen, dem Saldo und den generierbaren Dokumenten verwendet. 

Wichtig: In den Abrechnungen sind die Auszahlungen auch miteinbezogen, d.h. bereits akzeptierte Monate können nicht mehr verändert werden: Weder kann eine neue Auszahlung hinzugefügt noch eine vorhandene gelöscht werden.

Erster Übertrag

Wie in der Übersicht beschrieben, kann der erste Übertrag vom Admin manuell angepasst werden, falls noch keine Abrechnung des entsprechenden Nutzers akzeptiert worden ist. Bei einer Migration auf unser System muss über den ersten Übertrag der bis zu diesem Zeitpunkt erreichte Saldo definiert werden. Dieser wird für die Zusammenfassung, die Saldo-Berechnung und die Dokumente verwendet. Unser System generiert die jährlichen Überträge danach automatisch, sodass sich der Admin nicht mehr darum kümmern muss. Bei der Anpassung des ersten Übertrags können die Überstunden in Sekunden, der Feriensaldo und der Feiertagssaldo in Tagen definiert werden:

Wichtig : Wie oben schon erwähnt, muss der erste Übertrag möglichst anschliessend an die Erstellung des Nutzers angepasst werden. Sobald die erste Abrechnung akzeptiert worden ist, kann dieser nicht mehr geändert werden.

Jede Manipulation der Daten hängt stark von den Abrechnungen ab. Daten bereits akzeptierter Monate können weder bearbeitet noch gelöscht werden. Dieses Konzept wird im nächsten Abschnitt genauer beschrieben.

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